世の中には実にさまざまな「定型業務」が存在する。入退社対応やイベントの準備、資材の調達、事故・災害対応、お問い合わせ対応、メディアへの記事投稿…。気をつけてはいても、何か抜けてしまったり、遅れてしまったり。そんな経験がある人は少なくないのではないだろうか。こうした定型業務を一括管理できるサービスがある。

株式会社アクロリアが提供する「octpath(オクトパス)」だ。定型業務のマニュアルや進捗状況などを1つにまとめて管理することで、業務の遅れや抜け漏れを防ぐことができる。

「octpath」とはどんなサービスなのか。詳しく見ていこう。

プロフィール

株式会社アクロリア 代表取締役社長

北村耕太郎

あらゆる定型業務をまとめて管理するプロセスマネジメントツール

ーー「octpath」を一言でいうと？

クラウド型のプロセスマネジメントツールです。

あらゆる定型業務のマニュアルや作業記録、期限管理、進捗管理などを1つのサービスで実施することができます。

ーーどんな方に向けたサービスですか？

業種や業界を問わず、あらゆる定型業務を扱う部署やチームでご利用いただきたいです。

定型業務とは作業の流れや誰が担当するのかなどが決まっている業務のことで、具体的には労務や人事の担当者が行う入退社対応や営業が行う新規顧客のフォローアップ、イベント運営、メデイアへの記事投稿などが挙げられます。企業に合わせて独自にカスタマイズしていただける仕組みになっているので、定型業務が発生するどんな場面でもご利用いただけます。

ーー利用するメリットを教えてください。

いくつかございますが、大きく分けて2つのメリットがあります。

1つ目は、定型業務の遅れや抜け漏れを減らしつつ、リアルタイムで進捗状況を把握できる点です。特に最近は、新型コロナウイルスの流行に伴いリモートワークが増えました。実際に、在宅ワークでは同僚の進捗状況が分からないといった現場レベルの課題について伺っています。取りかかるべき業務が分かり、誰がどの程度遅れているかが簡単に確認できるoctpathをご利用いただければ、この課題の解決に繋げることができます。

2つ目は、業務の属人化解消に役立てられる点です。人が1人抜けてしまうと仕事が回らない、新人の育成に時間がかかるなどといった問題は、数多くの企業が抱えているのではないでしょうか。octpathは業務プロセスとマニュアルを最初から登録しておくことができるので、担当者に関わらず作業の品質・スピードを安定させ、業務の属人化解消に役立てることが可能です。

ーー競合サービスはありますか？

プロジェクト管理ツールや、タスク管理ツールなどは類似サービスにはなってきます。

ーーそういったサービスとの差別化点を教えてください。

octpathは定型業務に特化しているため、「業務プロセス全体の管理」ができることを大きな強みとしています。

一般的なタスク管理ツールでは、業務が発生するとその都度タスクを入力する必要がありますが、octpathでははじめに業務プロセス全体を登録します。そのため、業務を進める度にタスクを毎回入力する手間が必要ありません。さらに、定型業務を管理する画面の中にマニュアルや手順が載っているので、どのように取り掛かれば良いのかが折り込まれていることも弊社サービスの強みです。

正反対の立場になって見つけたオペレーションへの課題観

ーーなぜこのサービスを始めようとしたのですか？

きっかけは、実際に現場で働きながら持つようになった課題感と、ユーザーの立場として記憶に残る対応をしてもらったことの2つです。

もともと、この事業を立ち上げる前に企業の業務改善や業務設計の支援をするコンサルティングを提供していました。大企業ではさまざまな業務がオペレーションに沿って進んでいますが、世の中には依然としてオペレーションが整っていない企業が存在します。こうした企業の業務フローを分析して課題の発見や改善策の提案をしていく中で、マニュアルツールやタスク管理ツールは個別にはあるけれど、定型業務や業務プロセスを一括で管理できるツールがないことに気づきました。世の中には同じような課題感を持っている企業が数多く存在するのではないかと思ったのです。

また、顧客としての良い体験もあります。昔、トヨタ自動車に確認したいことがあり、問い合わせフォームから連絡をしたことがありました。でも、問い合わせ先を間違えてしまって。正しい窓口に問い合わせをし直さなくては、と思っていたら、半日もたたずにとても丁寧な返事をいただきました。オペレーションが整っているからこそ、このような気持ちの良いスピーディーな対応ができたのだと思いますし、こういった企業が増えれば、より良い社会になるに違いないと思いました。

企業の生産性向上をお手伝いして、顧客満足度の向上を目指す

ーーこのサービスの今後は？

まずは3月22日にクローズドβ版をリリースします。

トライアルという形でご利用いただいて、本当に必要な機能やサービスの方向性を見極めていくことを3ヶ月～半年かけて行っていきたいと考えています。その後に改めて正式リリースをして、より多くの方々にご利用いただきたいです。

ーー目指す世界観を教えてください。

octpathの提供を通じてあらゆる業務プロセスを整え、企業の生産性向上をお手伝いしたいです。

もちろん目の前の企業に向けてサービスを展開していきますが、その企業の先にはサービスやツールを利用する方々が必ずいらっしゃるはずです。octpathの提供を通じてクライアントの先にいるカスタマーのベネフィットも向上させることでより豊かな社会を創ることが、大きな目標の一つです。

「octpath」が気になった方は、以下のリンクまで。