近年、業務形態が多様化している。そのため、マニュアルや手順書といったナレッジの共有や管理の重要性はさらに増している現状だ。しかし、各々の業務プロセスをまとめたドキュメントがどこにあるのかわからない、誰が作ったのかわからない、更新されているものなのかわからないなど、ナレッジシェアや社内Wikiに関する課題は多い。

そこで、オンライン上でかんたんにマニュアル作成から編集、管理までホワイトカラーの仕事をまとめてできるクラウドサービスが誕生した。noco株式会社の「toaster（トースター）」だ。

toasterを使えば、チームのマニュアル管理だけでなく、コミュニケーションもスムーズにできるようになる。

今日はtoasterを詳しくみていこう。

プロフィール

堀辺　憲

1996年、株式会社クボタに入社。住宅機材事業本部のセールスに従事し、社長賞を獲得。2004年、住友スリーエム株式会社（現 3M Japan）に入社、Construction Market Divisionにて2年連続優秀販売員賞を受賞。2012年、株式会社ディー・エヌ・エーに入社、経営企画本部広報部にてコーポレートコミュニケーションを担当。その後、複数社のスタートアップで広報部門の立ち上げを担う。2016年1月にmixtape合同会社を創業。フォーム作成管理ツール「formrun（フォームラン）」を開発し、のちに事業売却。2017年5月、noco株式会社を設立。代表取締役社長に就任。ナレッジシェア&ワークフロー管理ツール「toaster」を開発。株式会社PRTIMESの社外アドバイザーや株式会社DROBEのPR顧問も務める。

チーム全体での業務プロセスを作成、共有、管理の一本化を実現する多様な機能

— toasterはどのようなサービスなのでしょうか？

toasterは「チームメンバーがそれぞれ持つ知識や経験、スキルを自らシェアし、学びあうことによって組織力を強化する」をコンセプトに開発した、ナレッジシェア&ワークフローツールです。

さまざまな部門や部署で活躍するひとりひとりが持つ業務プロセスを誰でも簡単に作成、共有できます。業務プロセスと聞くと難しく聞こえますが、世の中に既に存在する「業務マニュアル」や「作業手順書」、「ガイドライン」といったものです。

従来、紙やOfficeのWordやExcel、PDF形式で作成したファイルでこれらを管理、共有しているかと思うのですが、ナレッジを作成する人が異なるツールと異なるフォーマットでチームに共有していたため、活用したい人がそれを頑張って検索したり、確認するという煩雑さやミスコミュニケーションが生まれていました。

ナレッジシェアを一方的な共有という矢印の流れではなく、ひとりひとりの知識や経験をお料理で例えると「レシピ」のようなフォーマットで、チーム全員に共有し、活用するチームの仲間が利用するたびにフィードバックをし、その結果、レシピがアップデートし続ける循環型のナレッジシェアの場所を提供したかった。それが、toasterです。

— toasterは具体的にどのようなことができますか？

現在提供しているベータ版では、ナレッジの作成を中心に機能を展開しています。中心となるナレッジの作成にくわえて、画像編集が可能なイメージエディタ機能、業界用語や社内用語を自動表示する辞書機能などが特長です。

ナレッジやWikiをブログのように作成できるレシピ作成機能

業務プロセスの王道は「順番」に手順を書き記すことです。toasterでは、1、2、3…ステップ毎にドキュメントを作成できます。ブログのように書くことができるエディタが特長です。表を作成することも可能なほか、簡易なマークダウン記法にも対応しています。

またステップ毎のタイトルを作成するだけで業務プロセスの一連の流れが分かるので、冗長的なマニュアルや作業手順書にならず、読む人のボリュームを把握しながら作成できるのもポイントですね。toasterを活用されているユーザーさんのドキュメント事例としては「入社手続きマニュアル」や「経費申請の方法」「請求書の作成方法」から「広告の入稿について」「プレスリリースの配信」「顧客リストの作成・管理について」など、総務・人事・営業・マーケティングなど幅広いシーンで活用されているようです。

ユーザーインターフェース的には直感的に操作できるようにというのは当然ながら、チームメンバーの知識、経験、スキルを難しく捉えずに、各々が楽しく作れて自ら発信できるような設計にしています。

画像を自在に編集できるイメージエディタ機能

業務プロセスをマニュアルや手順書のような形式で説明する際、テキストの文字情報だけだとどうしても言葉足らずになったり、説明が冗長的になってしまい、結果として読み手の理解不足を招いてしまうことがあります。そのような場合、画像に直接テキストや図形を描写するといった編集を行い、編集した画像を書き出し、アップロードするという作業が一般的です。

toasterなら、画像をアップロードして編集ボタンを押すだけで、画像を自在に編集できます。また、一度編集した画像に対して、あらためて矢印の位置を変えたり、テキストを変更するといった再編集ができるので、画像の編集や再編集に工数や手間がかかりません。

辞書機能で業界用語や社内用語を自動表示

社内用語や専門用語、業界用語で溢れていて、ここもofficeのExcelなどで用語管理している会社さんが多く、作成した用語一覧が更新されることなく放置されるケースが多いのですが、toasterはチーム全体の辞書をかんたんに作成できる機能を用意しています。

どうしても難解な用語は記憶するのが大変ですが、toasterでは辞書登録した用語はレシピに表示されるので、用語定着やオンボーディングに役立ちます。

— ほかにもナレッジに特化した機能があるようですね

他にも、誰もが簡単に使えるようなタスク管理機能が盛りだくさんです。

はじめにガイド

ナレッジを共有する際にチームの仲間がそれが何なのかをひとめで把握できるように共通のテンプレートとして「はじめにガイド」を用意しています。

今はブログやSNSなどでさまざまなナレッジを目にする機会があると思うのですが、それが何の・誰のためのものなのかを読み解くには一定の時間がかかりますよね。

チームのナレッジシェアなので、誰が手にしても一瞬でそれが何なのか読み解けるものを用意したいなと考えました。難しいことは何もなく、「はじめにガイド」にある3つの項目、「レシピの概要」や「対象者」、注意事項や補足情報などを記載できる「そのほか」の 3 点を記入するだけなんです。

また作成するレシピに応じた画像をアップロードするとレシピのカード表紙も用意できます。

コメント機能

toasterで作成するレシピはステップ毎に作成できるわけですが、読み手はステップ毎に質問やフィードバックできるので、レシピ作成者とコメント投稿者のコミュニケーションを適切且つ円滑に行えます。テキストによるコメントだけでなく画像も挿入できるので、ビジュアルを使った説明や補足もできます。

— なぜ toaster なのですか

「toaster」は、サービスの名前のとおり、トーストをつくるように簡単で誰でも毎日、インスタントに使うことができる、チームの誰にとっても身近なものにしたいと考えました。

ナレッジシェアや社内Wiki、マニュアル共有など会社や業務で飛び交う単語ではありますが、マニュアルや手順書の作成は手間がかかるわりに作成した本人の評価につながらなかったり、マニュアルなどは「冷たい」「読みたくない」といったネガティブな感情を持たれることが多いですよね。しかし、チームの多様な業務において部門の業務フローやプロセス、マニュアルは必要不可欠です。会社の規模とわず、必ずあるのがこれらのドキュメントなのですが、もっと身近で親しみを持ってほしい、そして誰かに言われて作成したり共有するのではなく、チームのカルチャーとして自ら経験や知識を発信することで、組織力を高めてほしいと考えています。

また、故藤子・F・不二雄先生の作品「ドラえもん」で登場する有名な秘密道具「アンキパン」という、パンに転写した内容を口にすることで、即座に記憶できるという夢のような道具なんですが、幼少期の頃に憧れたひみつ道具のように、toasterで知識や経験というトーストを焼いて（共有する）、チームの仲間で一緒に楽しみながらトーストを食べる（理解・定着）ように活用してほしいという願いと「ドラえもん」世代として、先生がぼくらにたくさんの夢と可能性を伝えてくださったことに対するオマージュですね。

リモートワークに関するマニュアルなどの事例が生まれている

チームの仲間の経験や知識、スキルを最大限に活かしたい！toasterにかける熱い想い

— このサービスを始めた経緯を教えてください

ひとりでも多くのチームの仲間が年次や背景、環境にかかわらずチームのナレッジ活用を通じて、パフォーマンスの最大化につなげたい、「できない」「わからない」をなくしたいのが原動力です。

私がとある会社で役員をしていた頃、あるエンジニアがチャットツールを通じて独自にまとめた「プリンターの設定方法」を共有してくれたんですね。そのドキュメントがとてもわかりやすくて感動を覚えたわけです。ところが、総務部から同じく「プリンターの設定方法へ」の手順書を共有してもらっていたんですが、読んでもうまく設定できず、総務の担当者に質問すると「私が書いたものではないのでわかりません」と。

このときにはたと気づいたのが、マニュアルを提供する部門にいる担当者が、そもそもマニュアルを作るプロではないということと、マニュアルを準備してくれた方と必ずしもコミュニケーションできるわけではないということ。よくある話なんですが、実はこれ、マニュアルに限った話だけではないなと。自分自身のアサインされた業務や役割も、明文化して残してるものが何も無いということに気づいたんですよね。実は当たり前のように日々動いている業務の大半が実は属人的なことに陥っているのではないかと。ただ、それが絶対的に自分しか出来ないという業務でもないということにも。

先の話に戻ると、エンジニアの方が良かれと思って好意で作成・共有してくれた新しいマニュアルが私をはじめプリンターの設定で困っていた人たちを救うことができた。つまり、チームのメンバーが持つ知識や経験、技術、スキルを可視化し、共有しあうだけでなく、共有したものをメンバーがどんどん読んだり、利用することで改善、アップデートしていくことでベストプラクティスが揃うのではないかということなんですね。

また、マニュアル作成をはじめとしたナレッジの共有は「好意」として捉えられがちで、業務における評価につなげていきたいと考えたんですよね。それだけ、ひとりひとりの仕事や業務の役割やミッションは尊いもので、さらにアップデートし続けるべきもの。だから、チームの各々のメンバーが自ら共有したくなるような仕組みをはじめ、そのナレッジがチームの仲間に実際に活用されていることがわかるようになると、ナレッジシェアに対する概念が変わり、ナレッジシェアする人たちにもっとスポットライトが当たるのではと考えています。

— どのような人たちを対象にしてこのサービスを開発したのですか

ベータ版リリースから１ヶ月弱で400ものチームの方にご利用頂いています。業界も業種も実にさまざまですが、特にIT企業をはじめ、製造業、小売業、税理士さんや会計士さんなどの士業の皆様にもご活用頂いてます。30人から300人規模のチームを想定して開発を進めていますが、今後は1000人規模以上でも導入いただきやすいようにエンタープライズ向けの機能をご提供したいと考えています。

チームのナレッジシェアからチームのデータ領域まで自動化を実現するユニークなツール

— 将来のビジョンを教えてください

ナレッジをはじめとしたチームのドキュメント環境に革命を起こしたいと考えていまして、toasterがあればチームのあらゆることが自動的に完結する世界を提供したいと考えています。チームのナレッジベースという意味ではデータ領域まで手かげたいなと。

チームのなかで共有するドキュメントやデータってとにかく「面倒なこと」が多いと思うんですよね。この面倒くささを解決してあげたい。結果としてルーティンワークにかけていた時間から解放し、人はよりクリエティビティな時間にむかうべきだと考えています。それを実現したい。

これからもいろいろな機能をリリース予定ですが、toasterの名前の通り、機能は潤沢にある一方でシンプルさや簡便さを失わずに、利用くださるすべての人たちに寄り添ったサービスであり続けたいと思います。

toasterが気になった人はサイトをチェックしてほしい。

編集後記

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